Modtag ugentlig nyhedsbrev
tilmeld
afmeld
     
 
OPSLAGS-
TAVLEN
SE FLERE
     
 
 
   
       
 

ARTIKLER

Følg med i scenekunsten!
Tilmeld dig ovenfor hvis du vil modtage Prosceniums ugentlige nyhedsoversigt (udsendes mandage)
<78910111213141516>
 
10-06-2017 | artikel nr. 6219
del

Værd at vide om den ny persondataforordning

Susanne Stougaard, der er senioradvokat med speciale i persondata hos Bech-Bruun, har udarbejdet en artikel om persondataforordningen og skitserer, hvad teatrene i den forbindelse skal være opmærksomme på. Foto: BechBruun

Der blev den 14. april 2016 vedtaget en ny persondataforordning, som gælder for alle lande i EU fra 25. maj 2018. Forordningen skærper kravene til de virksomheder og myndigheder, der behandler persondata. Forordningen er derfor også relevant for medlemmer af Teatrenes Interesseorganisation, da teatre behandler persondata, både i relation til publikum, skuespillere og medarbejdere.

Udarbejdet af Susanne Stougaard, senioradvokat med speciale i persondata, Bech-Bruun

Hvad er persondata, og hvornår behandler man persondata ifølge lovgivningen?

Persondata er et vidt begreb og omfatter som udgangspunkt enhver oplysning, der kan henføres til en fysisk person. Det kan f.eks. være navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer, initialer, stilling, IP-adresse mv. Behandling er defineret som enhver håndtering af oplysninger med eller uden brug af automatiseret databehandling. Alt der gøres ved persondata, vil således være behandling. Eksempler på behandling er indsamling, registrering, systematisering, ændring, søgning og videregivelse. 

Væsentlige ændringer – store bøder på vej

Der er i dag rigtig mange virksomheder, der ikke har haft fokus på persondata og ikke overholder persondataloven. Reglerne i persondataforordningen ligner langt hen ad vejen de regler, der allerede gælder i dag efter persondataloven. Der er dog en række væsentlige ændringer, som vil få stor betydning – også for teaterbranchen.

De væsentligste ændringer i forordningen i forhold til teaterbranchen er blandt andet, at der stilles skærpede krav til samtykke, ligesom der stilles større krav til de dataansvarliges dokumentation og awareness.

Den mest omtalte ændring er imidlertid, at bødeniveaet bliver hævet markant. Overtrædelse af persondatareglerne vil fra den 25. maj 2018 kunne medføre bøder på op til 20 millioner euro eller 4 % af virksomhedens samlede årlige globale omsætning, hvis det beløb er højere.

Skærpede krav til samtykke, dokumentation og awareness

Forordningen skærper kravene til et gyldigt samtykke. En dataansvarlig – teateret – skal fremover altid kunne dokumentere, at der er afgivet samtykke. Det er desuden et krav, at det skal være lige så let at trække et samtykke tilbage som at afgive det. Den registrerede skal endvidere oplyses om, at samtykket kan trækkes tilbage.

Hvis et samtykke indhentes igennem en skriftlig erklæring – for eksempel hvis der i en ansættelseskontrakt indhentes et samtykke til at bruge en medarbejders billede til markedsføringsmateriale – skal samtykkeanmodningen adskilles tydeligt fra det øvrige indhold – f.eks. ved at flytte samtykkeerklæringen over i et særskilt bilag til ansættelseskontrakten.

De skærpede krav til dokumentation og awareness indebærer blandt andet, at teatrene som dataansvarlige fremadrettet skal kunne dokumentere compliance med forordningen (efterlevelse af lovgivningen) for eksempel ved at indføre politikker, der skal regulere brugen og behandlingen af persondata, og ved at træne medarbejdere i behandling af persondata.

Hvad skal teatrene særligt være opmærksomme på i relation til publikum?

Nogle af de grundlæggende principper i persondataforordningen er, at behandling af data skal være nødvendig og saglig. Det skal derfor altid iagttages, hvilke typer data man indsamler, og om det er nødvendigt at indsamle de pågældende data.

Når man indsamler data hos publikum, er det vigtigt at være opmærksom på, at data som udgangspunkt ikke må bruges til andre formål end dem, som de blev indsamlet til. I den forbindelse kan det for eksempel nævnes, at det kræver samtykke fra hver enkelt gæst, hvis man vil sende markedsføringsmateriale til dem, eller hvis man vil dele deres persondata med andre teatre. Når der på print-selv-billetter er mulighed for at markedsføre, må man derfor ikke markedsføre til andet, end hvad der er givet samtykke til.

Et andet vigtigt princip er oplysningspligten over for de personer, hvis oplysninger man registrerer. Oplysningspligten medfører blandt andet, at publikum skal oplyses om, at man behandler deres data, og hvorfor den bliver behandlet. Det vil være oplagt at opfylde oplysningspligten ved at beskrive teaterets behandling af publikums oplysninger i en persondatapolitik, som man kan have liggende på teaterets hjemmeside.

Endelig er det værd at nævne, at oplysninger om publikum skal slettes, når der ikke længere er et sagligt behov for at gemme oplysningerne.

Hvad skal teatrene særligt være opmærksomme på i relation til eksterne samarbejdspartnere?

Teatre kan have forskellige samarbejdspartnere, som kan få indsigt i teatrenes medarbejder- eller kundedata. Det kan eksempelvis være udbydere og udviklere af IT-systemer, der kan have adgang til teatres databaser.

Det er allerede i dag et krav, at teatrene som dataansvarlige skal indgå databehandleraftaler med de samarbejdspartnere, der får adgang til deres persondata.

Det kunne også være rekrutteringsbureauer, som headhunter skuespillere uden at være ansat hos teatrene. 

I de nævnte tilfælde, er det vigtigt, at man har indgået databehandleraftaler med de samarbejdspartnere, der får adgang til data.

En ekstern samarbejdspartner kan også være et andet teater, hvis man deler persondata via eksempelvis fælles billetsalgsdatabaser, eller hvis man opfører en forestilling i et andet teater, hvor man udveksler oplysninger om publikum. Hvis publikums data videregives til andre teatre, skal der indhentes samtykke fra publikum forinden, ligesom de skal oplyses om videregivelsen.

Hvad skal teatrene særligt være opmærksomme på i relation til skuespillere og medarbejdere?

I forhold til skuespillere og medarbejdere er det vigtigt at være opmærksom på, hvornår man behandler skuespilleres data, og hvad man har fået samtykke til at bruge dataene til.

De skærperede krav til dokumentation og awareness indebærer, at der skal udarbejdes politikker og procedurer for, hvordan man behandler medarbejdernes persondata. Medarbejderne skal gøres opmærksomme på politikkerne, og de skal trænes i behandling af persondata.

Særligt på HR-området er det værd at være opmærksom på, at man stort set altid vil behandle følsomme oplysninger (for eksempel helbredsoplysninger eller oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold), hvortil der gælder særlige regler for behandlingen. Datatilsynet har opstillet 12 krav om datasikkerhed i forbindelse med personaleadministration. Adgangen til HR-oplysninger skal bl.a. begrænses til medarbejdere, der har et sagligt behov, og det skal være så få personer som muligt. Endvidere skal HR-oplysninger på papir opbevares aflåst, når de ikke er i brug.

Der skal løbende ske oprydning i medarbejdersager, hvor irrelevant information skal slettes f.eks. gamle lægeerklæringer, gamle advarsler mv.

I forbindelse med ansættelser er det væsentligt at holde sig for øje, at referencer kun må indhentes efter samtykke, og at fravalgte kandidaters ansøgninger ikke må gemmes længere end 6 måneder ad gangen uden samtykke.

Hvordan bliver virksomheden klar til persondataforordningen?

Overblik over behandling af personoplysninger og sikring af compliance kan for mange virksomheder være en omfattende og tidskrævende opgave. Teatrene bør derfor allerede nu begynde at indrette sig i overensstemmelse med kravene i forordningen, således at der skabes et overblik over det persondataretlige compliance-niveau, inden forordningen endeligt kan håndhæves. Det kræver ledelsesopbakning, prioritering og allokering af de fornødne ressourcer.

Persondata et emne, der vil få endnu mere opmærksomhed i fremtiden, og teatre kan derfor med fordel sættes fokus på emnet allerede nu, så man er klar til forordningen og derved reducerer risikoen for bøder og dårlig medieomtale væsentligt.

21-02-2018

PS Profil: Odin Teatret

I en serie skiftes TIOs medlemsteatre til at være ugens profil. 5 faste spørgsmål og 1 spørgsmål fra den forgangne uges profilteater. I denne uge svarer Odin Teatret.

19-02-2018

Navnenyt: Charlotte Bach tiltræder som jurist i TIO

Charlotte Bach tiltræder den 1. marts 2018 som TIOs nye jurist. Hun erstatter dermed Sanne Bech.

15-02-2018

En fælles stemme til Kulturmødet på Mors 2018

Vi gentager succesen fra sidste år og deltager til Kulturmødet på Mors 23-25. august 2018 med nye cases, der kan sætte gang i kulturdebatten.

13-02-2018

Forsker følger huskunstnerprojektet ”Fortællinger i lokalsamfundet”

I et forskningsprojekt, hvor Statens Kunstfonds Huskunstnerordning blev undersøgt, var seks caseprojekter udvalgt til at blive fulgt tæt af forskergruppen. En af de cases, som blev undersøgt, var Jesper la Cour og Det Fortællende Teaters samarbejde med Hem Skole i Skive.

12-02-2018

Danskerne er de største kulturforbrugere i EU

En ny opgørelse fra Eurostat viser, at hele 85,3 pct. af danskerne i løbet af et år deltager i en kulturel aktivitet. I gennemsnit deltager 63,7 pct. af europæerne i kulturelle aktiviteter.

09-02-2018

Island Connect residency går til Teater Bæst og Clownidoscopio Teatre

BIRCA og C.IN.E. har besluttet, hvem der får gratis recidency på Bornholm og Mallorca. Clownidoscopio Teatre, som kommer fra Ibiza, har allerede kontakt med Danmark, da deres stykke skal instrueres af Gitta Malling, teaterleder på Limfjordsteatret.

08-02-2018

Dansk Kunstnerråd om Åben Skole: Integrer kunst i skolen gennem fagligt samarbejde

I en ny rapport peger Dansk Kunstnerråd på, at de kunstneriske og kulturelle indslag i Åben Skole ofte blot bliver et underholdende indslag med kunstnere som ”dagens gæst”. I stedet for disse kortere besøg bør kunstnere og lærere indgå et samarbejde, forberede undervisningen sammen og derigennem drage fordel af hinandens fagligheder.

07-02-2018

PS Profil: Cantabile 2

I en serie skiftes TIO’s medlemsteatre til at være ugens profil. 5 faste spørgsmål og 1 spørgsmål fra den forgangne uges profilteater. I denne uge svarer Cantabile 2.

06-02-2018

Stormøde: Teater- og filmbranchen viser vejen for andre brancher

Fredag den 2. februar løb et stormøde af stablen om psykisk arbejdsmiljø, sexkrænkelser og magt i film- og teaterbranchen. På mødet debatterede de ca. 180 deltagere livligt om bl.a. gråzoner og etiske retningslinjer. 
05-02-2018

Navnenyt: Maria Westh Hage er ny producent på Cantabile 2

Cantabile 2, egnsteater i Vordingborg, har ansat en producent med solid erfaring i ledelse, udvikling og samarbejde. Maria Westh Hage bor i Vordingborg, hvor hun i mange år har arbejdet inden for uddannelsesverdenen med skoleledelse, udvikling og samarbejder på tværs af organisationer, kommune og erhvervsliv.

02-02-2018

Fælles kultur med plads til forskellighed i kulturhus med 61 aktører

I forbindelse med Carte Blanches bidrag ”KUNSTEN AT LYTTE” til Europæisk Kulturhovedstad Aarhus 2017 lavede teatret et POP-OP-KULTURHUS i Viborg. I de 25 dage, kulturhuset var åbent, var der i alt 71 arrangementer med 61 forskellige aktører. Proscenium har talt med Carte Blanche, som giver deres anbefalinger til, hvordan man får et samarbejde med så mange parter til at lykkes.

01-02-2018

Årets Teateroplevelser 2017

CPHCulture har netop offentliggjort vinderne af Årets Teateroplevelser 2017:

31-01-2018

PS Profil: TEATRET

I en serie skiftes TIOs medlemsteatre til at være ugens profil. 5 faste spørgsmål og 1 spørgsmål fra den forgangne uges profilteater. I denne uge svarer TEATRET.

30-01-2018

Navnenyt: Thorkild Andreasen udnævnt til Kunstrådet i Aarhus

Thorkild Andreasen, administrativ leder af Carte Blanche og medlem af TIOs bestyrelse, er ét af de seks nye medlemmer i Kunstrådet i Aarhus Kommune.

30-01-2018

Eksterne evaluatorer til egnsteaterevalueringen på plads

Det er nu faldet på plads, at de eksterne evaluatorer, som skal evaluere 13 egnsteatre, bliver Niels Andersen, Rasmus Adrian, Steen Nørgaard samt Pernille Plantener og Rikke Juellund. Evalueringen sættes i gang i februar 2018 og forventes afsluttet senest september 2019.

Proscenium er de danske teatres portal til internettet.
Artikler på Proscenium skrives og redigeres af TIO's sekretariat.
Opslagstavlen på Proscenium er brugerdrevet; TIO fralægger sig ethvert ansvar for indlæg på opslagstavlen.