Modtag ugentlig nyhedsbrev
tilmeld
afmeld
     
 
OPSLAGS-
TAVLEN
SE FLERE
     
 
 
   
       
 

ARTIKLER

Følg med i scenekunsten!
Tilmeld dig ovenfor hvis du vil modtage Prosceniums ugentlige nyhedsoversigt (udsendes mandage)
<3456789101112>
 
10-06-2017 | artikel nr. 6219
del

Værd at vide om den ny persondataforordning

Susanne Stougaard, der er senioradvokat med speciale i persondata hos Bech-Bruun, har udarbejdet en artikel om persondataforordningen og skitserer, hvad teatrene i den forbindelse skal være opmærksomme på. Foto: BechBruun

Der blev den 14. april 2016 vedtaget en ny persondataforordning, som gælder for alle lande i EU fra 25. maj 2018. Forordningen skærper kravene til de virksomheder og myndigheder, der behandler persondata. Forordningen er derfor også relevant for medlemmer af Teatrenes Interesseorganisation, da teatre behandler persondata, både i relation til publikum, skuespillere og medarbejdere.

Udarbejdet af Susanne Stougaard, senioradvokat med speciale i persondata, Bech-Bruun

Hvad er persondata, og hvornår behandler man persondata ifølge lovgivningen?

Persondata er et vidt begreb og omfatter som udgangspunkt enhver oplysning, der kan henføres til en fysisk person. Det kan f.eks. være navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer, initialer, stilling, IP-adresse mv. Behandling er defineret som enhver håndtering af oplysninger med eller uden brug af automatiseret databehandling. Alt der gøres ved persondata, vil således være behandling. Eksempler på behandling er indsamling, registrering, systematisering, ændring, søgning og videregivelse. 

Væsentlige ændringer – store bøder på vej

Der er i dag rigtig mange virksomheder, der ikke har haft fokus på persondata og ikke overholder persondataloven. Reglerne i persondataforordningen ligner langt hen ad vejen de regler, der allerede gælder i dag efter persondataloven. Der er dog en række væsentlige ændringer, som vil få stor betydning – også for teaterbranchen.

De væsentligste ændringer i forordningen i forhold til teaterbranchen er blandt andet, at der stilles skærpede krav til samtykke, ligesom der stilles større krav til de dataansvarliges dokumentation og awareness.

Den mest omtalte ændring er imidlertid, at bødeniveaet bliver hævet markant. Overtrædelse af persondatareglerne vil fra den 25. maj 2018 kunne medføre bøder på op til 20 millioner euro eller 4 % af virksomhedens samlede årlige globale omsætning, hvis det beløb er højere.

Skærpede krav til samtykke, dokumentation og awareness

Forordningen skærper kravene til et gyldigt samtykke. En dataansvarlig – teateret – skal fremover altid kunne dokumentere, at der er afgivet samtykke. Det er desuden et krav, at det skal være lige så let at trække et samtykke tilbage som at afgive det. Den registrerede skal endvidere oplyses om, at samtykket kan trækkes tilbage.

Hvis et samtykke indhentes igennem en skriftlig erklæring – for eksempel hvis der i en ansættelseskontrakt indhentes et samtykke til at bruge en medarbejders billede til markedsføringsmateriale – skal samtykkeanmodningen adskilles tydeligt fra det øvrige indhold – f.eks. ved at flytte samtykkeerklæringen over i et særskilt bilag til ansættelseskontrakten.

De skærpede krav til dokumentation og awareness indebærer blandt andet, at teatrene som dataansvarlige fremadrettet skal kunne dokumentere compliance med forordningen (efterlevelse af lovgivningen) for eksempel ved at indføre politikker, der skal regulere brugen og behandlingen af persondata, og ved at træne medarbejdere i behandling af persondata.

Hvad skal teatrene særligt være opmærksomme på i relation til publikum?

Nogle af de grundlæggende principper i persondataforordningen er, at behandling af data skal være nødvendig og saglig. Det skal derfor altid iagttages, hvilke typer data man indsamler, og om det er nødvendigt at indsamle de pågældende data.

Når man indsamler data hos publikum, er det vigtigt at være opmærksom på, at data som udgangspunkt ikke må bruges til andre formål end dem, som de blev indsamlet til. I den forbindelse kan det for eksempel nævnes, at det kræver samtykke fra hver enkelt gæst, hvis man vil sende markedsføringsmateriale til dem, eller hvis man vil dele deres persondata med andre teatre. Når der på print-selv-billetter er mulighed for at markedsføre, må man derfor ikke markedsføre til andet, end hvad der er givet samtykke til.

Et andet vigtigt princip er oplysningspligten over for de personer, hvis oplysninger man registrerer. Oplysningspligten medfører blandt andet, at publikum skal oplyses om, at man behandler deres data, og hvorfor den bliver behandlet. Det vil være oplagt at opfylde oplysningspligten ved at beskrive teaterets behandling af publikums oplysninger i en persondatapolitik, som man kan have liggende på teaterets hjemmeside.

Endelig er det værd at nævne, at oplysninger om publikum skal slettes, når der ikke længere er et sagligt behov for at gemme oplysningerne.

Hvad skal teatrene særligt være opmærksomme på i relation til eksterne samarbejdspartnere?

Teatre kan have forskellige samarbejdspartnere, som kan få indsigt i teatrenes medarbejder- eller kundedata. Det kan eksempelvis være udbydere og udviklere af IT-systemer, der kan have adgang til teatres databaser.

Det er allerede i dag et krav, at teatrene som dataansvarlige skal indgå databehandleraftaler med de samarbejdspartnere, der får adgang til deres persondata.

Det kunne også være rekrutteringsbureauer, som headhunter skuespillere uden at være ansat hos teatrene. 

I de nævnte tilfælde, er det vigtigt, at man har indgået databehandleraftaler med de samarbejdspartnere, der får adgang til data.

En ekstern samarbejdspartner kan også være et andet teater, hvis man deler persondata via eksempelvis fælles billetsalgsdatabaser, eller hvis man opfører en forestilling i et andet teater, hvor man udveksler oplysninger om publikum. Hvis publikums data videregives til andre teatre, skal der indhentes samtykke fra publikum forinden, ligesom de skal oplyses om videregivelsen.

Hvad skal teatrene særligt være opmærksomme på i relation til skuespillere og medarbejdere?

I forhold til skuespillere og medarbejdere er det vigtigt at være opmærksom på, hvornår man behandler skuespilleres data, og hvad man har fået samtykke til at bruge dataene til.

De skærperede krav til dokumentation og awareness indebærer, at der skal udarbejdes politikker og procedurer for, hvordan man behandler medarbejdernes persondata. Medarbejderne skal gøres opmærksomme på politikkerne, og de skal trænes i behandling af persondata.

Særligt på HR-området er det værd at være opmærksom på, at man stort set altid vil behandle følsomme oplysninger (for eksempel helbredsoplysninger eller oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold), hvortil der gælder særlige regler for behandlingen. Datatilsynet har opstillet 12 krav om datasikkerhed i forbindelse med personaleadministration. Adgangen til HR-oplysninger skal bl.a. begrænses til medarbejdere, der har et sagligt behov, og det skal være så få personer som muligt. Endvidere skal HR-oplysninger på papir opbevares aflåst, når de ikke er i brug.

Der skal løbende ske oprydning i medarbejdersager, hvor irrelevant information skal slettes f.eks. gamle lægeerklæringer, gamle advarsler mv.

I forbindelse med ansættelser er det væsentligt at holde sig for øje, at referencer kun må indhentes efter samtykke, og at fravalgte kandidaters ansøgninger ikke må gemmes længere end 6 måneder ad gangen uden samtykke.

Hvordan bliver virksomheden klar til persondataforordningen?

Overblik over behandling af personoplysninger og sikring af compliance kan for mange virksomheder være en omfattende og tidskrævende opgave. Teatrene bør derfor allerede nu begynde at indrette sig i overensstemmelse med kravene i forordningen, således at der skabes et overblik over det persondataretlige compliance-niveau, inden forordningen endeligt kan håndhæves. Det kræver ledelsesopbakning, prioritering og allokering af de fornødne ressourcer.

Persondata et emne, der vil få endnu mere opmærksomhed i fremtiden, og teatre kan derfor med fordel sættes fokus på emnet allerede nu, så man er klar til forordningen og derved reducerer risikoen for bøder og dårlig medieomtale væsentligt.

15-12-2017

Navnenyt: Per Smedegaard ny talsmand for SceNet

Per Smedegaard, direktør og kunstnerisk leder for Teatret Svalegangen i Aarhus, overtager posten som SceNets talsmand efter teaterchef Peter Westphael, Randers Egnsteater.

15-12-2017

Navnenyt: Trine Bang bliver ny direktør for Kulturmødet

Trine Bang, programkoordinator for Europæisk Kulturhovedstad Aarhus 2017, bliver Kulturmødet Mors' nye direktør.

15-12-2017

Navnenyt: Lars Sennels træder ind i Dansehallernes bestyrelse

Charlotte Sahl-Madsen træder ud af Dansehallernes bestyrelse, og Kulturministeriet har udpeget Lars Sennels til at træde i hendes sted.

14-12-2017

Navnenyt: Den Fynske Opera får ny ledelse

Efter at have været uden ledelse siden 2016 får Den Fynske Opera nu ny ledelse. Det er operasangeren Thomas Storm og producenten Karsten K. E. Pudselykke, som fremover skal stå i spidsen for operahuset.

13-12-2017

PS Profil: Det Fortællende Teater

I en serie skiftes TIOs medlemsteatre til at være ugens profil. 5 faste spørgsmål og 1 spørgsmål fra den forgangne uges profilteater. I denne uge svarer Det Fortællende Teater.

12-12-2017

#MeToo: Stilheden blev brudt til reading på Edison

Massevis af kvinder inden for teater- og filmbranchen har siden den 11. november delt deres beretninger om overgreb og krænkelser i en lukket gruppe på Facebook. Disse er sidenhen blevet redigeret og anonymiseret, og søndag den 10. december blev de læst op ved en reading på Edison.

11-12-2017

Børns ret til et liv med kunst og kultur overses

Christian Have påpeger i en artikel om FN’s Børnekonvention, at børns ret til kunst og kultur ofte er overset, fordi Danmark fokuserer på de mere målbare færdigheder. Men netop kreativitet i de unge år er med til at skabe mere innovative voksne.

08-12-2017

Udviklings- og brainstormmøde på Det Frie Felts Festival

I dagene onsdag den 17. til søndag den 21. januar 2018 finder Det Frie Felts Festival for fjerde gang sted. Et af arrangementerne under festivalen er et udviklings- og brainstormmøde for scenekunstaktører den 18. januar.

07-12-2017

Kunstneriske uddannelser skal give Mette Bock samlet tilbagemelding i marts

Da Mette Bock mødtes med de kunstneriske uddannelsers rektorer, bad hun dem om, at de i fællesskab – i løbet af de næste fire måneder – kommer med nogle løsningsforslag til de problemer, Henrik Sveidahl har peget på i sin rapport om de kunstneriske uddannelser.

06-12-2017

Kunstnere og medarbejdere på Det Kongelige Teater hædret med kongelige ridderordener

Den 4. december offentliggjorde Det Kongelige Teater i en pressemeddelelse, hvilke medarbejdere og kunstnere der havde fået kongelige ridderordener.

06-12-2017

#MeToo: Åbent brev fra ministre og udtalelse fra Nordisk Kulturfond

Ligestillingsminister Karen Ellemann og kulturminister Mette Bock har i forbindelse med #MeToo-bevægelsen skrevet et åbent brev til kulturbranchen. Derudover har bestyrelsen for Nordisk Kulturfond ved sit seneste møde den 24. november 2017 også besluttet at komme med en udtalelse.

06-12-2017

Hans Rønne hyldet for sin ægthed og beskedenhed

Tirsdag den 5. december uddelte Foreningen Danske Teaterjournalister deres årlige priser. Teaterpokalen gik i år til Hans Rønne, Tue Biering modtog Teaterkatten for forestillingen ”ROCKY!”, mens Initiativprisen gik til Teaterøen.

05-12-2017

Fusion af kunstneriske uddannelser: Inddrag de studerende

Altinget.dk har givet en række debattører, som er knyttet til de kunstneriske uddannelser mulighed for at give deres indspark til debatten om fusionen af de 10 uddannelser. De studerende har fået spalteplads gennem Formand for De Studerendes Fællesråd Sana Mahin Doost, som opfordrer Mette Bock til at inddrage de studerende.

04-12-2017

Ny egnsaftale mellem BaggårdTeatret og Svendborg samt Faaborg-Midtfyn Kommune

BaggårdTeatret har indgået en ny egnsaftale med Svendborg og Faaborg-Midtfyns kommuner, som gælder fra 1. juli 2018 til 31. december 2020.

01-12-2017

Reading skal være med til at gøre op med overgrebskultur

I en gruppe på Facebook deler kvinder fra den danske teater-, film- og tv-branche deres beretninger om seksuelle overgreb og ydmygelser. Det er Dorte Rømer og Lærke Reddersen, som i lyset af #MeToo-kampagnen har taget initiativ til, at man også i dansk regi kan fortælle sin historie. Søndag den 10. december har de desuden arrangeret en reading af udvalgte beretninger på Teater Edison.

Proscenium er de danske teatres portal til internettet.
Artikler på Proscenium skrives og redigeres af TIO's sekretariat.
Opslagstavlen på Proscenium er brugerdrevet; TIO fralægger sig ethvert ansvar for indlæg på opslagstavlen.