Modtag ugentlig nyhedsbrev
tilmeld
afmeld
     
 
OPSLAGS-
TAVLEN
SE FLERE
     
 
 
   
       
 

ARTIKLER

Følg med i scenekunsten!
Tilmeld dig ovenfor hvis du vil modtage Prosceniums ugentlige nyhedsoversigt (udsendes mandage)
<12345678910>
 
10-06-2017 | artikel nr. 6219
del

Værd at vide om den ny persondataforordning

Susanne Stougaard, der er senioradvokat med speciale i persondata hos Bech-Bruun, har udarbejdet en artikel om persondataforordningen og skitserer, hvad teatrene i den forbindelse skal være opmærksomme på. Foto: BechBruun

Der blev den 14. april 2016 vedtaget en ny persondataforordning, som gælder for alle lande i EU fra 25. maj 2018. Forordningen skærper kravene til de virksomheder og myndigheder, der behandler persondata. Forordningen er derfor også relevant for medlemmer af Teatrenes Interesseorganisation, da teatre behandler persondata, både i relation til publikum, skuespillere og medarbejdere.

Udarbejdet af Susanne Stougaard, senioradvokat med speciale i persondata, Bech-Bruun

Hvad er persondata, og hvornår behandler man persondata ifølge lovgivningen?

Persondata er et vidt begreb og omfatter som udgangspunkt enhver oplysning, der kan henføres til en fysisk person. Det kan f.eks. være navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer, initialer, stilling, IP-adresse mv. Behandling er defineret som enhver håndtering af oplysninger med eller uden brug af automatiseret databehandling. Alt der gøres ved persondata, vil således være behandling. Eksempler på behandling er indsamling, registrering, systematisering, ændring, søgning og videregivelse. 

Væsentlige ændringer – store bøder på vej

Der er i dag rigtig mange virksomheder, der ikke har haft fokus på persondata og ikke overholder persondataloven. Reglerne i persondataforordningen ligner langt hen ad vejen de regler, der allerede gælder i dag efter persondataloven. Der er dog en række væsentlige ændringer, som vil få stor betydning – også for teaterbranchen.

De væsentligste ændringer i forordningen i forhold til teaterbranchen er blandt andet, at der stilles skærpede krav til samtykke, ligesom der stilles større krav til de dataansvarliges dokumentation og awareness.

Den mest omtalte ændring er imidlertid, at bødeniveaet bliver hævet markant. Overtrædelse af persondatareglerne vil fra den 25. maj 2018 kunne medføre bøder på op til 20 millioner euro eller 4 % af virksomhedens samlede årlige globale omsætning, hvis det beløb er højere.

Skærpede krav til samtykke, dokumentation og awareness

Forordningen skærper kravene til et gyldigt samtykke. En dataansvarlig – teateret – skal fremover altid kunne dokumentere, at der er afgivet samtykke. Det er desuden et krav, at det skal være lige så let at trække et samtykke tilbage som at afgive det. Den registrerede skal endvidere oplyses om, at samtykket kan trækkes tilbage.

Hvis et samtykke indhentes igennem en skriftlig erklæring – for eksempel hvis der i en ansættelseskontrakt indhentes et samtykke til at bruge en medarbejders billede til markedsføringsmateriale – skal samtykkeanmodningen adskilles tydeligt fra det øvrige indhold – f.eks. ved at flytte samtykkeerklæringen over i et særskilt bilag til ansættelseskontrakten.

De skærpede krav til dokumentation og awareness indebærer blandt andet, at teatrene som dataansvarlige fremadrettet skal kunne dokumentere compliance med forordningen (efterlevelse af lovgivningen) for eksempel ved at indføre politikker, der skal regulere brugen og behandlingen af persondata, og ved at træne medarbejdere i behandling af persondata.

Hvad skal teatrene særligt være opmærksomme på i relation til publikum?

Nogle af de grundlæggende principper i persondataforordningen er, at behandling af data skal være nødvendig og saglig. Det skal derfor altid iagttages, hvilke typer data man indsamler, og om det er nødvendigt at indsamle de pågældende data.

Når man indsamler data hos publikum, er det vigtigt at være opmærksom på, at data som udgangspunkt ikke må bruges til andre formål end dem, som de blev indsamlet til. I den forbindelse kan det for eksempel nævnes, at det kræver samtykke fra hver enkelt gæst, hvis man vil sende markedsføringsmateriale til dem, eller hvis man vil dele deres persondata med andre teatre. Når der på print-selv-billetter er mulighed for at markedsføre, må man derfor ikke markedsføre til andet, end hvad der er givet samtykke til.

Et andet vigtigt princip er oplysningspligten over for de personer, hvis oplysninger man registrerer. Oplysningspligten medfører blandt andet, at publikum skal oplyses om, at man behandler deres data, og hvorfor den bliver behandlet. Det vil være oplagt at opfylde oplysningspligten ved at beskrive teaterets behandling af publikums oplysninger i en persondatapolitik, som man kan have liggende på teaterets hjemmeside.

Endelig er det værd at nævne, at oplysninger om publikum skal slettes, når der ikke længere er et sagligt behov for at gemme oplysningerne.

Hvad skal teatrene særligt være opmærksomme på i relation til eksterne samarbejdspartnere?

Teatre kan have forskellige samarbejdspartnere, som kan få indsigt i teatrenes medarbejder- eller kundedata. Det kan eksempelvis være udbydere og udviklere af IT-systemer, der kan have adgang til teatres databaser.

Det er allerede i dag et krav, at teatrene som dataansvarlige skal indgå databehandleraftaler med de samarbejdspartnere, der får adgang til deres persondata.

Det kunne også være rekrutteringsbureauer, som headhunter skuespillere uden at være ansat hos teatrene. 

I de nævnte tilfælde, er det vigtigt, at man har indgået databehandleraftaler med de samarbejdspartnere, der får adgang til data.

En ekstern samarbejdspartner kan også være et andet teater, hvis man deler persondata via eksempelvis fælles billetsalgsdatabaser, eller hvis man opfører en forestilling i et andet teater, hvor man udveksler oplysninger om publikum. Hvis publikums data videregives til andre teatre, skal der indhentes samtykke fra publikum forinden, ligesom de skal oplyses om videregivelsen.

Hvad skal teatrene særligt være opmærksomme på i relation til skuespillere og medarbejdere?

I forhold til skuespillere og medarbejdere er det vigtigt at være opmærksom på, hvornår man behandler skuespilleres data, og hvad man har fået samtykke til at bruge dataene til.

De skærperede krav til dokumentation og awareness indebærer, at der skal udarbejdes politikker og procedurer for, hvordan man behandler medarbejdernes persondata. Medarbejderne skal gøres opmærksomme på politikkerne, og de skal trænes i behandling af persondata.

Særligt på HR-området er det værd at være opmærksom på, at man stort set altid vil behandle følsomme oplysninger (for eksempel helbredsoplysninger eller oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold), hvortil der gælder særlige regler for behandlingen. Datatilsynet har opstillet 12 krav om datasikkerhed i forbindelse med personaleadministration. Adgangen til HR-oplysninger skal bl.a. begrænses til medarbejdere, der har et sagligt behov, og det skal være så få personer som muligt. Endvidere skal HR-oplysninger på papir opbevares aflåst, når de ikke er i brug.

Der skal løbende ske oprydning i medarbejdersager, hvor irrelevant information skal slettes f.eks. gamle lægeerklæringer, gamle advarsler mv.

I forbindelse med ansættelser er det væsentligt at holde sig for øje, at referencer kun må indhentes efter samtykke, og at fravalgte kandidaters ansøgninger ikke må gemmes længere end 6 måneder ad gangen uden samtykke.

Hvordan bliver virksomheden klar til persondataforordningen?

Overblik over behandling af personoplysninger og sikring af compliance kan for mange virksomheder være en omfattende og tidskrævende opgave. Teatrene bør derfor allerede nu begynde at indrette sig i overensstemmelse med kravene i forordningen, således at der skabes et overblik over det persondataretlige compliance-niveau, inden forordningen endeligt kan håndhæves. Det kræver ledelsesopbakning, prioritering og allokering af de fornødne ressourcer.

Persondata et emne, der vil få endnu mere opmærksomhed i fremtiden, og teatre kan derfor med fordel sættes fokus på emnet allerede nu, så man er klar til forordningen og derved reducerer risikoen for bøder og dårlig medieomtale væsentligt.

30-06-2017

Proscenium.dk holder sommerferie

Vi skal ud og nyde solen, og derfor holder Proscenium.dk og nyhedsbrevet "Ugen der gik" sommerferie.

Opslagstavlen er stadig åben for opslag. Og info@proscenium.dk modtager som altid gode ideer.

Nyd sommeren. Vi ses igen tirsdag den 2. august 2017.

29-06-2017

EUTOPIA International Festival præsenterer 10 Danmarkspremierer på 5 dage

Danmarks stort anlagte multikulturelle festival – EUTOPIA International Festival – byder på et program, der består af i alt 10 Danmarkspremierer på forestillinger, musikalske værker og optrædener fra mere end 20 lande. EUTOPIA International Festival løber af stablen i Gellerup i Aarhus fra den 26.-30. juli 2017.

28-06-2017

LIMeren indgår partnerskab med Tate Modern

Limfjordsteatrets værksted for scenekunst er draget på inspirationstur til London. Det er mundet ud i en fast partnerskabsaftale med kunstmuseet Tate Modern.

27-06-2017

Meridiano Teatret fejrer 20 år på toppen

En maraton-forestilling på seks timer blev det store gennembrud for Meridiano Teatret, der i sæson 2016/17 har fejret sit 20-års jubilæum. To af stifterne Giacomo Ravicchio og Elise Müller ser tilbage.

27-06-2017

Zangenbergs Teater fortsætter

Kampen er ikke slut. Zangenbergs Teater har fundet midler til at fortsætte i den kommende efterårssæson, men der forestår stadig et stort finansieringsarbejde for at sikre teatrets drift fremover.

26-06-2017

Det Kongelige Teater søsætter gavekorts-initiativ

I 2018 vil alle, der fylder 18 år, modtage et gavekort på 500 kroner, som de kan bruge på en valgfri kunstoplevelse på nationalscenen. Håbet er, at oplevelsen bliver så god, at de på eget initiativ kommer igen.

26-06-2017

Ansøg om at blive ISPA-fellow

Statens Kunstfond har indgået en treårig aftale med det internationale netværk ISPA (International Society for the Performing Arts) om et nyt dansk fellowship-program. Programmet har til formål at videreuddanne ledere inden for scenekunstområdet. Til september udpeges de næste fellows.

22-06-2017

Navnenyt: Teater henter DR-vært som direktør

Asterions Hus har ansat ny direktør. Valget er faldet på Anne Haubek, der er kendt for sit mangeårige radioværtskab på P1. I sine næsten 24 år i DR har hun hovedsagelig arbejdet med kultur og samfundsaktualitet, men i de seneste 13 år især med europæiske forhold som redaktør af og vært på det prisbelønnede magasin ’Europa lige nu’.

22-06-2017

Teaterchefer giver bud på nyt støttesystem

Kulturminister Mette Bocks udmelding om, at der skal påbegyndes reformarbejde på teaterområdet i efteråret 2017 har fået tre teaterledere til at give hver sit bud på, hvordan støttesystemet fremover kan udformes.

20-06-2017

Navnenyt: Peter Manscher stopper på Teatercentrum

Torsdag den 22. juni holder Peter Manscher afskedsreception på Teatercentrum fra kl. 15-17.

19-06-2017

Ny chefduo på Betty Nansen Teatret

Instruktør Elisa Kragerup indtræder som teaterdirektør med kunstnerisk ansvar, når Vibeke Windeløv træder tilbage. Med sig på chefposten har hun Eva Præstiin, som får administrativt, økonomisk og organisatorisk ansvar for teatret på Frederiksberg Allé i København.

19-06-2017

PS Profil: Mungo Park Kolding

I en serie skiftes TIOs medlemsteatre til at være ugens profil. 5 faste spørgsmål og 1 spørgsmål fra den forgangne uges profilteater. I denne uge svarer Mungo Park Kolding.

14-06-2017

Navnenyt: Marianne Klint fylder 50

Den 20. juni markerer opera- og teaterleder Marianne Klint fra Teater Momentum og Den Fynske Opera sin 50-års fødselsdag med en reception på Teater Momentum i Odense.

13-06-2017

Østre Gasværk moderniseres for 38 mio. kroner

Tekniske begrænsninger, slidt interiør og kritik af sæderne har banet vejen for en længe ønsket modernisering af Østre Gasværk Teater. Det nye teaterrum får blandt andet en fleksibel publikumsopbygning med mulighed for at tømme den runde gasbeholder fuldstændig til eksempelvis interaktivt totalteater eller koncerter for et stående publikum. Moderniseringen begynder efter nytår og står færdig sommer 2018.

12-06-2017

Unikt samarbejde gav pote ved flot festival

I weekenden kulminerede tre års kultursamarbejde Randers i børnekulturfestivalen Spektakel Festival, hvor omkring 5.000 besøgende var med til at lave en fest.

Proscenium er de danske teatres portal til internettet.
Artikler på Proscenium skrives og redigeres af TIO's sekretariat.
Opslagstavlen på Proscenium er brugerdrevet; TIO fralægger sig ethvert ansvar for indlæg på opslagstavlen.